Značaj dokumentacije u procesu provođenja mjera zaštite na radu

Jedini način putem kojega poslodavac može dokazati svoje sustavno provođenje mjera zaštite na radu (u nastavku teksta: ZNR) i sukladnost s odredbama relevantnih zakonskih propisa je vođenje i čuvanje dokumentacije koja se odnosi na problematiku ZNR. U slučaju sporova, daleko je lakše dokazivati uz korištenje detaljne i uredne dokumentacije. Iz sređene dokumentacije moguće je izvesti situacijsku sliku postignute razine sigurnosti pri radu te ona može lakše ukazati na moguće propuste, nesukladnosti i područja u kojima su moguća poboljšanja. Osim toga, dokumentiranost procesa i poduzetih mjera je i dokaz prema inspekciji ZNR da poduzeće ozbiljno shvaća aktivnosti, mere i propise iz područja ZNR.
Opće je pravilo kako bi bilo mudro sačuvati svu predmetnu dokumentaciju koja se odnosi na procese ZNR, a ne samo onu koju izrijekom zahtijeva predmetni zakon. To se odnosi i na dokumentaciju za koju se na prvi pogled može činiti kako nije direktno vezana uz ZRN, poput certifikacijskih i atest-lista opreme, lista i ispitnih araka koji dokazuju osposobljavanje djelatnika za rad na strojevima, zapisnike Odbora za ZNR, odluke o imenovanju zaposlenika u tijela koja se bave ZNR, profesionalne certifikacije djelatnika odjela ZNR i slično. Naime, Zakon o ZNR propisuje da i poslodavci i ovlaštenici moraju biti osposobljeni iz područja ZNR ako se radi o tehnologijama u kojima postoji opasnost od ozljeda na radu, profesionalnih bolesti i poremećaja u tehnološkom procesu koji bi mogli ugroziti zdravlje i sigurnost zaposlenika.
Zakon o ZNR smatra poslodavca odgovornim za organizaciju i provođenje ZNR neovisno o načinu provođenja ZNR. Naime, sukladno broju zaposlenika u poduzeću, poslodavac je dužan sam obavljati poslove ZNR, povjeriti ih svom ovlašteniku ili sklopiti ugovorni odnos s ovlaštenom osobom, poduzećem ili ustanovom, a u svakom od ovih slučajeva, poslodavac bi morao identificirati i čuvati dokumentaciju koja se tiče ugovornih i organizacijskih odnosa ove vrste.

1. Procjena opasnosti

Poslodavac izrađuje procjenu opasnosti koja je temelj primjene mjera otklanjanja ili svođenja na minimalnu mjeru opasnosti i štetnosti te je obavezan u pismeno dokumentiranom obliku utvrditi organizaciju provedbe ZNR, pravila zaštite te obveze i odgovornosti zaposlenika u onom dijelu u kojemu ih ne uređuje Zakon o ZNR. Štoviše, poslodavac je dužan pisanim uputama osigurati provedbu procesa rada u skladu s propisima ZNR, čuvati procjenu opasnosti kao temeljni dokument te sve njene sljedeće revizije.
U svezi s procjenom opasnosti, poslodavac je dužan obavljati ispitivanja u radnim prostorijama najmanje jednom svake dvije godine ukoliko proces rada koji se u njima obavlja utječe na temperaturu, vlažnost i brzinu strujanja zraka, ukoliko u radnom procesu nastaju buka i vibracija ili se koriste ili proizvode opasne tvari, nastaju opasna zračenja ili je pri radu potrebno osigurati odgovarajuću rasvjetu. Naravno, sve nalaze po pitanju ovog zahtjeva koji postavlja Zakon o ZNR potrebno je pažljivo dokumentirati.

2. Dokumentirana osposobljenost radnika za rad na siguran način

Poslodavac ne smije dati zaposlenicima koji nisu osposobljeni za rad na siguran način radne zadatke kojima bi mogli ugroziti svoje ili tuđe zdravlje, sigurnost ili radni proces te je dužan osigurati da oni do osposobljavanja obavljaju rad pod nadzorom onih djelatnika koji su prethodno osposobljeni, o čemu treba voditi dokumentaciju. Osposobljavanje za rad i adekvatno dokumentiranje istoga je potrebno dodatno provesti u slučaju promjene radnog procesa, uvjeta rada, u slučaju čestih ozljeda ili preraspodjele radnih mjesta.
Poslodavac je pod obvezom čuvanja evidencije o zaposlenicima osposobljenima za rad na siguran način. Zakon ne predviđa točan oblik ove evidencije te se slijedom toga može zaključiti kako je prihvatljiva i evidencija u računalnom obliku u slučaju da se ovo osposobljavanje provodilo unutar poduzeća ili putem sustave elektronskog učenja („e-learning), po programu odobrenom od strane nadležnog ministarstva.
Potrebno je voditi i evidenciju o osposobljavanju povjerenika radnika za poslove ZNR.

3. Radne upute i tehnologija rada

Poslodavac mora zaposlenicima davati obavijesti i pisane upute koje se odnose na opasnosti i štetnosti po sigurnost i zdravlje – usmene upute se daju samo izvanredno, ukoliko postoji neposredna opasnost po život i zdravlje. Trebalo bi dokumentirati ispravnu postavljenost znakova sigurnosti i općih obavijesti u skladu s odgovarajućim propisima i podzakonskim aktima, a ukoliko oni nisu dovoljno djelotvorni, poslodavac mora postaviti i voditi evidenciju o pisanim uputama o uvjetima i načinu korištenja radnih prostora, sredstava rada, opreme i opasnih tvari.
Tehnologija rada mora biti razrađena na način da se osigura djelotvorna zaštita okoliša uzimajući u obzir organizacione, tehničke i osobne čimbenike i dokumentirati je uputama izrađenim na hrvatskom jeziku.

4. Izvješća o stanju ZNR u poduzeću

Prema Zakonu o ZNR poslodavac je dužan najmanje svaka tri mjeseca izvijestiti povjerenike zaposlenika za ZNR i zaposleničko vijeće o opasnostima i štetnostima po sigurnost i zdravlje o poduzetim mjerama te onima koje će tek biti poduzete, a osobito u slučaju smrtne, teške i skupne ozljede te pojavnosti profesionalnih bolesti, odnosno nalaza nadležnih tijela kojima je utvrđen nedostatak u primjeni pravila ZNR.

5. Odnosi sa službom medicine rada

Poslodavac mora u slučaju potrebe ispravama dokazati da zaposlenik ispunjava uvjete stručne sposobnosti, zdravstvenog stanja i psihičkih sposobnosti te uputiti zaposlenika na pregled ovlaštenoj medicinskoj ustanovi, ukoliko ga raspoređuje na poslove s posebnim uvjetima rada, s uputnicom koja sadrži podatke o vrsti poslova i drugim okolnostima od utjecaja za ocjenu njegove sposobnosti za obavljanje ovih poslova, o čemu bi trebao voditi dokumentiranu evidenciju.
Štoviše, poslodavac i ovlaštenik dužni su izvijestiti službu medicine rada o čimbenicima na mjestu rada i okolištu za koje znaju ili pretpostavljaju da mogu nepovoljno utjecati na zdravlje zaposlenika.
U slučaju pojave profesionalne bolesti utvrđene od strane nadležnog tijela, poslodavac mora izvijestiti inspekciju, dok u slučaju skupne, teže ili ozljede sa smrtnom posljedicom, poslodavac mora dokumentirati sve postupke i okolnosti te o njima u pismenom obliku izraditi izvješće inspekciji rada. Rok za podnošenje izvješća u posljednjem slučaju iznosi 48 sati. Ukoliko je tijekom godine bilo ozljeda i profesionalnih bolesti, poslodavac mora podnijeti pisano godišnje izvješće o navedenim okolnostima.
Zakon o ZNR osobito štiti zaposlenike malodobnike, žene i zaposlenike umanjenih radnih sposobnosti te bi stoga poslodavac morao u pisanom obliku definirati u skladu sa zakonom i kolektivnim ugovorom opći akt koji navodi poslove koje mogu obavljati te skupine zaposlenika.

6. Dokumentiranje ispravnosti i ispitanosti instalacija i uređaja

Poslodavac je dužan objekte namijenjene za rad održavati u stanju koje ne ugrožava sigurnost i zdravlje zaposlenika i ispitivati pojedine vrste instalacija u rokovima koji su utvrđeni relevantnim tehničkim propisima te čuvati svu dokumentaciju koja potvrđuje ispravnost instalacija i objekata.
Pošto je poslodavac dužan iz radnog procesa isključiti sve neispravne strojeve i alate te ne provoditi radni proces u prostorima koji nisu sigurni koristeći instalacije koje nisu ispravne, sve radnje poduzete u svezi s navedenim trebale bi biti detaljno dokumentirane.
Poslodavac je dužan s posebnom pažnjom identificirati strojeve i uređaje s povećanim opasnostima, ispitati ih na propisani način prije stavljanja u uporabu i najmanje jednom svake dvije godine nakon toga, poslije rekonstrukcije, prije korištenja na novom mjestu ili ukoliko su strojevi rastavljeni i ponovo sastavljeni zbog premještanja te sve ove akcije relevantno dokumentirati.

7. Dokumentiranost postupaka u svezi s opasnim tvarima

U slučaju da se u proizvodnom procesu koriste opasne tvari, dužnost je poslodavca takve tvari adekvatno označiti i dokumentirati te primijeniti pravila ZNR u skladu sa zakonskim propisima i uputama proizvođača. Budući da su poslodavci dužni konstantno raditi na unapređivanju pravila ZNR, bilo bi poželjno da se ti napori i adekvatno dokumentiraju.
Zakon o ZNR propisuje kako koncentracija opasnih radnih tvari u obliku plinova, para i aerosola mora biti čim niža i ispod maksimalno dozvoljenih koncentracija, a u slučaju prekoračenja, poslodavac mora dokumentirati razloge prekoračenja graničnih vrijednosti i dozvoliti nastavak radnog procesa tek nakon što je ponovljenim mjerenjem utvrđeno da su koncentracije spuštene ispod maksimalno dozvoljenih.

8. Dokumentacija radilišta

U slučaju organiziranja privremenog radilišta poslodavci su dužni najmanje osam dana prije početka radova dostaviti obavijest nadležnom tijelu inspekcije rada uz plan uređenja radilišta, a koja će sadržavati detaljne podatke o točnoj lokaciji radilišta, broju zaposlenika, vrsti radova koje se predviđa obaviti, ovlaštenicima poslodavca i roku obavljanja radova. Ova obveza ne postoji ako je trajanje radova na privremenom radilištu kraće od pet dana.

9. Ostalo

Poslodavac je dužan na radilištu čuvati dokaze o osposobljenosti zaposlenika, ispunjavanju uvjeta za obavljanje poslova s posebnim uvjetima rada, ispitivanju strojeva i uređaja i dokumentaciju potrebnu za izvođenje radova.
Poslodavac mora izraditi i dokumentirati plan evakuacije zaposlenika za slučaj izvanrednog događaja.
U slučaju da je inspekcija rada izdala rješenje, a ono nije izvršeno, poslodavac je obvezan u roku osam dana od isteka roka utvrđenog rješenjem izvijestiti inspekciju rada o razlozima zbog kojih rješenje nije izvršeno. U istom roku, poslodavac je dužan izvijestiti inspekciju o izvršenju rješenja.
Naposlijetku, poslodavac mora voditi knjigu nadzora u koju odluku upisuju ovlaštenici poslodavca, stručnjak zaštite na radu, ovlaštena fizička ili pravna osoba koja ugovorno obavlja poslove zaštite na radu te inspektor rada.

Zaključak

Prema tome, dokumentacija koja služi za dokazivanje sukladnosti sa zakonskim propisima je vrlo opširna i predmetni zakon te podzakonski akti je detaljno definiraju. No, pritom treba imati na umu kako zakonodavac predviđa da poslodavac odgovara zaposleniku po načelima obveznog prava po pitanju uzročnosti profesionalnih bolesti i ozljeda na radu. Stoga je u najboljem interesu poslodavca ne samo da konstantnim dnevnim djelovanjem radi na unapređivanju zaštite na radu, nego i da svoje napore dokumentira na prihvatljiv i dokaziv način.


mag. oec. Saša Aksentijević, univ.spec.oec, stalni sudski vještak za informatiku i telekomunikacije